Rule 16.4 of VIAC Arbitration Rules does not allow an arbitrator to privately meet or contact any party relating to the dispute  “during arbitration proceeding”. VIAC rules do not regulate the communication between a party with a prospective arbitrator before such party appoints its own candidate. As such, a party in a VIAC arbitration proceedings could arguably have private meeting and discussion with a prospective arbitrator to discuss the dispute.  In particular,

Since under VIAC arbitration rules, an arbitration proceeding starts when VIAC receives the Statement of Claim which includes details of the Claimant’s appointed arbitrator. Therefore, the Claimant may argue that it can meet privately with a prospective arbitrator to discuss the dispute with the prospective arbitrator before the arbitration proceeding starts as long as such discussion does not violate other rules of VIAC. 

On the other hand, the Respondent could also argue that before appointment a prospective arbitrator is not the arbitrator of the dispute. Therefore, the Respondent could also meet privately with a prospective arbitrator to discuss the dispute with the prospective arbitrator before making formal appointment as long as such discussion does not violate other rules of VIAC.

Unlike VIAC rules,  SIAC Rules, HKIAC Rules, or ICC Rules all have express requirement on communication with prospective arbitrators. For example, SIAC rules provide that a party must not communicate privately with any candidate for appointment as an arbitrator except to advise the candidate of the general nature of the controversy and of the anticipated proceedings; to discuss the candidate’s qualifications, availability or independence in relation to the parties; or to discuss the suitability of candidates for selection as the presiding arbitrator. 

Written by Nguyen Quang Vu with research assistance by Trinh Phuong Thao and Tran Kim Chi. 

Điều 16.4 của Quy Tắc Tố Tụng Trọng Tài VIAC không cho phép một trọng tài viên gặp riêng hoặc liên hệ với bất kỳ bên nào liên quan đến vụ tranh chấp “trong quá trình tố tụng trọng tài”. Các quy tắc của VIAC không điều chỉnh việc trao đổi giữa một bên với một ứng viên trọng tài trước khi bên đó chỉ định ứng viên của mình. Do đó, một bên trong quá trình tố tụng trọng tài VIAC được cho là có thể gặp mặt và thảo luận riêng với một ứng viên trọng tài để trao đổi về vụ tranh chấp. Cụ thể,

·         Vì theo quy tắc tố tụng trọng tài của VIAC, một quá trình tố tụng trọng tài bắt đầu khi VIAC nhận được Đơn Khởi Kiện bao gồm các chi tiết về trọng tài viên được chỉ định của Nguyên Đơn. Do đó, Nguyên Đơn có thể lập luận rằng mình có thể gặp riêng với một ứng viên trọng tài để trao đổi về tranh chấp với ứng viên trọng tài trước khi bắt đầu quá trình tố tụng trọng tài miễn là việc trao đổi đó không vi phạm các quy tắc khác của VIAC.

·         Mặt khác, Bị Đơn cũng có thể lập luận rằng trước khi chỉ định, ứng viên trọng tài không phải là trọng tài viên của vụ tranh chấp. Do đó, Bị Đơn cũng có thể gặp riêng một ứng viên trọng tài để trao đổi về tranh chấp với ứng viên trọng tài trước khi đưa ra sự chỉ định chính thức miễn là việc trao đổi đó không vi phạm các quy tắc khác của VIAC.

Không giống như các quy tắc của VIAC,  Quy Tắc SIAC, Quy Tắc HKIAC, hoặc Quy Tắc ICC đều có yêu cầu rõ ràng về việc trao đổi với các ứng viên trọng tài. Ví dụ, các quy tắc của SIAC quy định rằng một bên không được trao đổi riêng với bất kỳ ứng cử viên nào được bổ nhiệm làm trọng tài ngoại trừ việc thông báo cho ứng cử viên về bản chất chung của vụ tranh chấp và về các thủ tục dự kiến; trao đổi về trình độ, khả năng sẵn sàng tham gia vụ kiện hoặc tính độc lập của ứng viên trong mối quan hệ với các bên; hoặc để trao đổi về sự phù hợp của các ứng viên cho việc lựa chọn làm trọng tài viên chủ tọa.

Bài viết này được viết bởi Nguyễn Quang Vũ với sự hỗ trợ nghiên cứu của Trịnh Phương Thảo và Trần Kim Chi.