The Government recently issued Decree 1/2021 which takes effect from 4 January 2021 and replaces Decree 78/2015 in terms of enterprise registration procedures. There are certain new regulations and changes under Decree 1/2021 in relation to registration and notification of enterprise information as follows:

• Decree 1/2021 clarifies “person submitting the application” including the person having the authorization to sign the application (Authorized Signatory) and the person being authorized by the Authorized Signatory.

• ID number issued to a branch or representative office of an enterprise is specified as tax identification code of such branch or representative office.

• Language of the application - Enterprise registration application must be prepared in Vietnamese. The translation of documents in a foreign language must be notarized. In case the application is made in the bilingual language of English and Vietnamese, the Vietnamese version will be used for registration procedures. That means, although parties may agree that the English version will prevail as between the parties, parties must take care of the Vietnamese version/translation to avoid any inaccuracy as the authority only review the Vietnamese version of the application.

• Legalization of foreign documents - Legal document of foreign entities must be legalized (in Vietnamese: hợp pháp hóa lãnh sự). Although this requirement is newly added in Decree 1/2021, in practice enterprises have already conducted the legalization of documents issued by foreign authorities in relation to their dossier.

• M&A Approval in the enterprise registration dossier - Approval for a foreign investor to contribute capital or purchase share/capital contribution under the Investment Law 2020 is specifically required in an application for change of corporate form, and conversion from business household to an enterprise;

• Concurrently application - While applying for a change of corporate form, companies can register for a change of legal representative concurrently. Previously, a change of legal representative must be done after the new corporate form of the company is completely registered at Business Registration Agency.

• Enterprise registration of entities in banking and securities sector - Decree 1/2021 details the enterprise registration of securities companies, securities investment fund management company, securities investment company, branch of foreign securities company, and foreign fund management company which is regulated under the Securities Law 2019. Such entities must provide the license or approval issued by the State Securities Commission in their applications for enterprise registration.

• Cancelation of enterprise registration– Enterprises can request to cancel their enterprise registration application by submitting a written request to the Business Registration Agency if their application has not been approved in the National Portal. However, the Business Registration Agency has the right to accept or refuse such request.

• The commencement date of operation – Decree 1/2021 allows enterprises to start their business after the issuance date of the enterprise registration certificate (ERC) if enterprises register so. Decree 78/2015 only provides the enterprise's right to start a business from the issuance date of ERC.

• Refund of fee for publishing contents of enterprise registration – The fee for publishing contents of enterprise registration must be paid at the time of submitting the enterprise registration dossier. In case the enterprise is not issued the ERC, the fee for publishing contents of enterprise registration will be refunded to the enterprise. (Article 35.3 of Decree 01/2021)

• The legal status of enterprise – Article 41 of Decree 1/2021 explains several legal statuses of enterprise displayed in the National Portal. Depending on the status or procedures being conducts in relation to an enterprise, such enterprise may be tagged one of the following status: (i) temporary suspension of business, (ii) no longer active at the registered address, (iii) ERC being revoked due to tax management enforcement, (iv) on the progress of dissolution, being separated, merger or acquisition, (v) on the progress of bankruptcy, and (vi) being dissolved, bankrupted or terminated of existence, or (vii) active. This is a helpful explanation for the public to understand the legal status of a company in Vietnam.

• Decrease of charter capital of Multiple LLC – Multiple LLC must submit its latest financial statements in the dossier for registering the capital decrease.

• Procedures for change in tax calculation method – In case the enterprise changes its method to calculate tax, it must conduct procedures with tax authority instead of informing its change on tax calculation method to the Business Registration Agency. Previously, all changes in the tax registration (including tax calculation method) can only be informed to the Business Registration Agency, then the Business Registration Agency will transfer the changed information to the tax authority.

• Change of operation registration of the branch, representative office and business location – Decree 01/2021 make clear that after wholly state-owned companies are converted LLC or JSC, the branch, representative office, and business location of such company registers change in its operation information in accordance with general procedures applicable to branch, representative office and business location.

• Telephone number of enterprise is required – Enterprise is required to add its telephone number in the application during its registration or notification of changes in enterprise registration if this information has not been provided before. Otherwise, the registration or notification of changes will be treated as invalid.

• Change of enterprise registration according to a collection of opinion in writing – In comparison with Decree 78/2015, Decree 01/2021 clearly confirm that vote counting minutes of Board of Director or General Shareholders’ Meeting for a collection of opinion in writing can be replaced the meeting minutes if the collection of opinion in writing is made in compliance with Enterprise Law 2020.

• Restriction to register or notify changes in enterprise information – Decree 78/2015 has provided certain circumstances where the enterprises cannot change their enterprise registration contents. Decree 1/2021 adds two new circumstances, in particular, (i) at the request of the investigation agency, head, deputy head of investigation agency, or the investigator in accordance with Criminal Proceedings, or (ii) the enterprise is in the status of “not active at the registered address”. The enterprise in such case can continue changing its information once the investigation authority is approved in writing or the legal status of such enterprise is changed into “active”.

• Temporary suspension – Previously, the enterprise can temporarily suspend its operation for one year only. Currently, there is no limit on the total period of temporary suspension. That means the enterprise can notify the Business Registration Agency of its intended temporary suspension any time, however, the temporary suspension period in each notification should not exceed one year. Moreover, the enterprise is no longer required to submit a notification on the temporary suspension of its branch, representative office, and business location. The Business Registration Agency will based on the notification of the enterprise on its temporary suspension, update the legal status of the branch, representative office, and business location of such enterprise accordingly.

• In case the enterprise obtains the ERC/confirmation on enterprise registration, but later this ERC/confirmation is found to be issued not in compliance with statutory procedures or dossiers, such ERC/confirmation will be invalid upon the Business Registration Agency’s notice and the relevant enterprise must re-submit the application to obtain new ERC/confirmation. (Article 69 of Decree 01/2021)

• Dissolution – Decree 01/2021 provides details and separates procedures to dissolve an enterprise, one procedure for dissolution due to withdrawal of its ERC (involuntary dissolution) as prescribed under Article 70 of Decree 01/2021, and the other procedure for dissolution due to other reasons (voluntary dissolution) as prescribed under Article 71 of Decree 01/2021. Moreover, Decree 01/2021 also provides procedures in case the enterprise cancels its intended voluntary dissolution. (Article 70 and 71 of Decree 01/2021)

• Withdrawal of business registration certificate of branch and representative office – This is a new provision in comparison to Decree 78/20215. Business registration certificate of the branch and representative office will be withdrawn in three circumstances: (i) contents in the dossier registering business of branch and the representative office is counterfeit, (ii) branch or representative office stop operating for a year without notification to Business Registration Agency; or (iii) upon the court’s decision or proposal of the competent authority.

  This post is written by Le Minh Thuy and edited by Nguyen Quang Vu.

Vừa qua, Chính phủ đã ban hành Nghị định Định 01/2021 về thủ tục đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực thi hành từ ngày 04 tháng 01 năm 2021 để thay thế cho Nghị định 78/2015. Nghị định Định 01/2021 có những quy định mới và thay đổi nhất định liên quan đến đăng ký và công bố thông tin doanh nghiệp như sau:

·         Nghị định Định 01/2021 nêu rõ “người nộp hồ sơ” là bao gồm người có thẩm quyền ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

·         Mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp được cấp cho chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp đồng thờiđược quy định là mã số thuế của chi nhánh hoặc, văn phòng đại diện đó.

·         Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ – Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải được soạn thảo bằng tiếng Việt. Bản dịch tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được công chứng. Trường hợp hồ sơ được lập bằng song ngữ Anh - Việt thì sử dụng bản tiếng Việt được sử dụng để làm thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là, mặc dù các bên có thể đồng ý rằng phiên bản tiếng Anh sẽ được ưu tiên sử dụng hơn giữa các bên, nhưng các bên phải quan tâm đến phiên bản/bản dịch tiếng Việt để tránh bất kỳ sự thiếu chính xác nào vì cơ quan có thẩm quyền chỉ xem xét phiên bản tiếng Việt của hồ sơ.

·         Hợp pháp hóa lãnh sự văn bản nước ngoài - Văn bản pháp luật của pháp nhân nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Mặc dù yêu cầu này mới được bổ sung trong Nghị định Định 01/2021 nhưng trên thực tế các doanh nghiệp đã tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự các văn bản do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp liên quan đến hồ sơ .

·         Chấp thuận Mua bán và Sáp nhập (M&A) trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp - Việc chấp thuận cho nhà đầu tư nước ngoài góp vốn hoặc, mua cổ phần, / phần vốn góp theo Luật Đầu tư 2020 được yêu cầu cụ thể trong hồ sơ chuyển đổi hình thức doanh nghiệp, và chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp;

·         Áp dụngHồ sơ đồng thời - Trong khi đăng ký thay đổi hình thức doanh nghiệp, công ty có thể đồng thời đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật. Trước đây, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật phải được thực hiện sau khi hình thức doanh nghiệp mới của công ty được đăng ký hoàn chỉnh tại Cơ quan Đăng Ký Kinh Doanh.

·         Đăng ký doanh nghiệp của các tổ chức trong lĩnh vực ngân hàng và chứng khoán - Nghị định Định 01/2021 quy định chi tiết việc đăng ký doanh nghiệp của công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ đầu tư chứng khoán, công ty đầu tư chứng khoán, chi nhánh công ty chứng khoán nước ngoài và chi nhánh công ty quản lý quỹ nước ngoài tại Việt Nam như được quy định theo tại Luật Chứng khoán 2019. Các đơn vịtổ chức này phải cung cấp giấy phép hoặc văn bản chấp thuận do Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cấp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

·         Hủy đăng ký doanh nghiệp - Doanh nghiệp có thể yêu cầu hủy đăng ký doanh nghiệp bằng cách gửi yêu cầu bằng văn bản đến Cơ Quan Đăng Ký Kinh Doanh nếu hồ sơ chưa được chấp thuận trên Cổng thông tin quốc gia. Tuy nhiên, Cơ Quan Đăng Ký Kinh Doanh có quyền chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu đó.

·         Ngày bắt đầu hoạt động - Nghị định Định 01/2021 cho phép doanh nghiệp bắt đầu hoạt động kinh doanh sau ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN) nếu doanh nghiệp đăng ký. Nghị định Định 78/2015 chỉ quy định quyền của doanh nghiệp có quyền thành lập doanh nghiệpbắt đầu kinh doanh kể từ ngày cấp GCNĐKDN.

·         Hoàn trả phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp – Doanh nghiệp phải nộp pPhí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp phải được nộp tại thời điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp không được cấp GCNĐKDN, thì doanh nghiệp sẽ được hoàn trả phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp sẽ được hoàn trả cho doanh nghiệp. (Điều 35.3 Nghị định Định 01/2021)

·         Tình trạng pháp lý của doanh nghiệp - Điều 41 Nghị định Định 01/2021 giải thích một số tình trạng pháp lý của doanh nghiệp được hiển thị trên Cổng thông tin quốc gia. Tùy thuộc vào tình trạng hoặc các thủ tục đang được tiến hành liên quan đến doanh nghiệp, doanh nghiệp đó có thể thuộc một trong các trạng thái sau: (i) tạm ngừng kinh doanh, (ii) không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, (iii) bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do cưỡng chế về quản lý thuế , (iv) đang làm thủ tục giải thể, đã bị chia, bị hợp nhất, bị sáp nhập, (v) đang làm thủ tục phá sản, và (vi) đã giải thể, phá sản hoặc chấm dứt tồn tại, hoặc (vii) đang hoạt động. Giải thích này rất hữu ích để công dân chúng hiểu được tư cách pháp nhân lý của một doanh nghiệp tại Việt Nam.

·         Hồ sơ đĐăng ký giảm vốn điều lệ của Công công ty Trách trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên – Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên phải phải nộp kèm theo báo cáo tài chính gần nhất trong hồ sơ đăng ký giảm vốn với thời điểm quyết định giảm vốn điều lệ.

·         Thủ tục thay đổi phương pháp tính thuế - Trường hợp doanh nghiệp thay đổi phương pháp tính thuế thì phải tiến hành thủ tục với cơ quan thuế thay vì thông báo thay đổi phương pháp tính thuế với Cơ Quan Đăng Ký Kinh Doanh. Trước đây, mọi thay đổi về đăng ký thuế (bao gồm cả phương pháp tính thuế) chỉ được thông báo tới Cơ Quan Đăng Kí Ký Kinh Doanh, sau đó Cơ Quan Đăng Ký Kinh Doanh sẽ chuyển thông tin thay đổi cho cơ quan thuế.

·         Thay đổi đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh - Nghị định Định 01/2021 quy định rõ ràng rằng sau khi công ty 100% vốn nhà nước được chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần thì chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của những doanh nghiệpcông ty trên thực hiện đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động theo quy định chung áp dụng đối với chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh.

·         Số điện thoại của doanh nghiệp là bắt buộc - Doanh nghiệp phải bổ sung số điện thoại của mình trong hồ sơ khi đăng ký hoặc thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp nếu thông tin này chưa được cung cấp trước đó. Nếu không, việc đăng ký hoặc thông báo thay đổi sẽ được coi là không hợp lệ.

·         Thay đổi đăng ký doanh nghiệp theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản - So với Nghị định Định 78/2015, Nghị định Định 01/2021 khẳng định rõ ràng có thể thay thếrằng biên bản kiểm phiếu lấy ý kiến bằng văn bản của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông có thể thay thế bằng biên bản họp nếu việc lấy ý kiến bằng văn bản được thực hiện theo đúng với quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

·         Hạn chế đăng ký, thông báo thay đổi thông tin doanh nghiệp - Nghị định Định 78/2015 đã quy định một số trường hợp doanh nghiệp không được thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Nghị định Định 1/2021 bổ sung thêm hai tình tiếttrường hợp mới, cụ thể là (i) theo yêu cầu của cơ quan điều tra, thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan điều tra, điều tra viên theo quy định của tố tụng hình sự, hoặc (ii) Doanh doanh nghiệp đang trong tình trạng "không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký". Doanh nghiệp trong trường hợp này có thể tiếp tục thay đổi thông tin sau khi được cơ quan điều tra chấp thuận bằng văn bản hoặc tình trạng pháp lý của doanh nghiệp đó được chuyển thành “đang hoạt động”.

·         Tạm ngừng kinh doanh - Trước đây, doanh nghiệp chỉ được tạm ngừng hoạt động một năm. Hiện tại, không có giới hạn về tổng thời gian tạm ngừng kinh doanh. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp có thể thông báo cho Cơ Quan Đăng Ký Kinh Doanh về dự định tạm ngừng kinh doanh bất kỳ lúc nào, tuy nhiên, thời gian tạm ngừng trong mỗi lần thông báo không quá một năm. Ngoài ra, doanh nghiệp không phải nộp thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh đặt của chi nhánh, văn phòng đại diện, và địa điểm kinh doanh. Cơ Quan Đăng Ký Kinh Doanh căn cứ vào thông báo tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp, theo đó cập nhật tình trạng pháp lý của chi nhánh, văn phòng đại diện, và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp cho phù hợp.

·         Trường hợp doanh nghiệp có được GCNĐKDN/xác nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng sau đó phát hiện GCNĐKDN/xác nhận này được phát hiện là cấp không đúng thủ tục,  hoặc hồ sơ theo luật định thì GCNĐKDN/xác nhận đó sẽ không có giá trịhiệu lực theo thông báo của Cơ Quan Đăng Kýí Kinh Doanh và doanh nghiệp có liên quan phải nộp lại đơn đăng ký để có hồ sơ để xin cấp GCNĐKDN/xác nhận đăng kí doanh nghiệp mới. (Điều 69 Nghị định Định 01/2021)

·         Giải thể - Nghị định Định 01/2021 quy định chi tiết và tách biệt các thủ tục giải thể doanh nghiệp, một thủ tục cho việc giải thể do thu hồi GCNĐKDNGiấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (giải thể không tự nguyện) theo như được quy định tại Điều 70 Nghị định Định 01/2021 và thủ tục khác cho việc giải thể do lý do khác lý do (giải thể tự nguyện) như đượctheo quy định tại Điều 71 Nghị định Định 01/2021. Hơn nữa, Nghị định Định 01/2021 cũng quy định các thủ tục trong trường hợp doanh nghiệp hủy dự định giải thể tự nguyện. (Điều 70 và 71 Nghị định Định 01/2021)

·         Thu hồi Giấy giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của chi nhánh,  và văn phòng đại diện - Đây là quy định mới so với Nghị định Định 78/20215. Chi nhánh, văn phòng đại diện bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của chi nhánh và văn phòng đại diện bị thu hồi trong 3 trường hợp: (i) Nội nội dung trong hồ sơ đăng ký kinh doanh của chi nhánh,  và văn phòng đại diện là giả mạo, (ii) chi nhánh,  hoặc văn phòng đại diện ngừng hoạt động một năm mà không thông báo cho Cơ Quan Đăng Kí Ký Kinh Doanh; hoặc (iii) theo quyết định của tòa án hoặc đề nghị của cơ quan có thẩm quyền.

Bài viết này được thực hiệnviết bởi Lê Minh Thùy và biên tập bởi Nguyễn Quang Vũ.