On 14 December 2020, the Government issued a new decree to implement the regulations on labor conditions and labor relationship under the Labor Code 2019 (Decree 145/2020). Decree 145/2020 will take effect as from 1 February 2020. We list below some notable changes to labor regulations under Decree 145/2020. This post is written by Nguyen Hoang Duong and Le Vo Thuy Tien.

New method for labor usage declaration

The employer now can include its first declaration of labor usage in a company registration application in accordance with new procedures for coordinating various business commencement steps of a company under Decree 122/2020.

Regarding the periodical reports on change to the labor usage, the employer now can submit its declaration formulated in prescribed form to the labor authority via National Public Service Portal.

Employee book

The employer is now required to maintain a number of separate employee books (sổ quản lý lao động) at its head office, and each branch and representative office.

Labour contract of a director of SOE

Under the old labor law, employees who are engaged to act as directors of wholly State-owned enterprises (SOE) would be subject to a specific treatment in term of contents of their labor contracts with such SOEs. Under Decree 145/2020, such specific treatment now also apply to those of enterprises having State owns more than 50% of charter capital or of the total number of voting shares. This change appears to follow the new classification of SOEs under the Enterprise Law 2020.

Prior notice period upon unilateral termination of labor contracts

Under Decree 145/2020, employees working in special business or having special jobs will be subject to longer advance notice period. In particular,

• At least 120 days in the case of an indefinite term labor contract or a labor contract with a term of 12 months or more; and

• At least a period equal to a quarter of the term of the labor contract in the case of a contract with a term of less than 12 months.

The special business and special jobs include:

• Aircraft crew; aircraft technical maintenance staff and aviation repair staff; flight dispatch and flight operational staff;

• Enterprise managers as prescribed in the enterprises law and in the law on management and use of state capital invested in production and business in enterprises;

• Crew working on Vietnamese ships operating overseas; and seafarers hired by Vietnamese enterprises to work on foreign seagoing vessels; and

• Other cases stipulated by law.

Dealing with a labor contract which is declared partially invalid and the parties fail to amend invalid contents

Under Decree 145/2020, if a labor contract is declared partially invalid and the parties fails to reach agreement on amending the invalid contents, then

(1)        such partially invalid labor contract will be terminate;

(2)        right, obligations, benefits of the parties as from beginning of work under the partially invalid labor contract until its termination will be governed by the collective labor agreement (CLA) or labor law, if there is no CLA; and

(3)        the employee is entitled to severance allowance in accordance with law.

Decree 145/2020’s new approach seems to suggest that in case the relevant parties fail to agree on amending the partially invalid labor contract, the other valid contents of such labor contract will also be ineffective in the first place. If this is the case, then there may be several issues arising from this regulation:

• A labor contract may contemplate various rights and obligations which are not provided under relevant CLA or the labor law, but still valid. Accordingly, it is not reasonable to restrict the parties from performance of valid contractual rights and obligations;

• Decree 145/2020’s approach seems to be inconsistent with the Civil Code 2015. Under Article 130 of the Civil Code 2015, when a civil transaction is partially invalid, the invalidity of one part of the contents of such transaction does not affect the validity of the remaining parts; and

• The party wishing to exit the employment relationship may rely on this regulation to refuse the performance of its obligations which are not provided or not clear under the CLA and the labor law.

• Time periods included in paid working hours

Article 58 of Decree 145/2020 provides new types of time periods which are included in paid working hours. In particular,

• Time periods over which trainees and apprentices directly perform or participate in performance of work;

• Time periods over which employees who are members of the management board of the internal employee representative organization are employed to perform their duties;

• Time spent on health check, medical examination for occupational diseases, medical evaluation for determination of work capacity reduction due to occupational accidents or diseases if arranged or required by the employer; and

• Time spent on registration and medical examination for military service if the employees are paid for as prescribed by military service laws.

Employees’ consents on working overtime

Except for special cases provided by the Labor Code 2019, when organizing overtime work, the employer must obtain the employee’s consent on (1) overtime hours, (2) overtime location, and (3) overtime works.

Cases in which overtime work exceeding 200 hours but not exceeding 300 hours are permissible

In addition to the cases provided under the Labor Code 2019, the employer may also organize overtime work exceeding 200 hours but not exceeding 300 hours in the following cases:

• The works are urgent and cannot be delayed due to objective factors that are directly relevant to performance of state agencies and units, except the cases specified in Article 108 of the Labor Code 2019;

• Provision of public services; medical services; educational and vocational training services; and

• Production and business operation works at enterprises whose normal working hours do not exceed 44 hours per week.

Salary payable to untaken annual leave

Under Decree 145/2020, the salary as the basis for paying an employee for untaken annual leave is now the salary written in his/her employment contract of the month preceding the month in which the employee loses his/her job or is retrenched. This new regulation seems to suggest that in order to have a clear basis to claim full salary for untaken annual leave, an employee should demand a written amendment to his/her labor contract if there is any salary increase.

Room for milking and breast milk storage

Employer having 1000 female employees or more must maintain a room for milking and breast milk storage.

Sexual harassment in workplace

Decree 145/2020 introduces a new set of regulations on preventing sexual harassment in workplace. In particular,

• Sexual harassment may occur in the form of a request, demand, suggestion, threat, use of force to have sex in exchange for any work-related interests; or any sexual acts that thus creates an insecure and uncomfortable work environment and affects the mental, physical health, performance and life of the harassed person;

• Sexual harassment in the workplace includes: (1) actions, gestures, physical contact with the body of a sexual or suggestive nature; (2) verbal sexual harassment: sexual or suggestive comments or conversations in person, by phone or through electronic media; and (3) non-verbal sexual harassment: body language; display, description of sex or sexual activities whether directly or through electronic media;

• The internal labor rules of the employer must contain the regulations on preventing and combating sexual harassment in workplace; and

• Other rights and obligations of the employer and employees regarding preventing and combating sexual harassment in workplace.

Ngày 14 tháng 12 năm 2020, Chính Phủ đã ban hành Nghị định mới hướng dẫn thi hành các quy định về điều kiện lao động và quan hệ lao động theo Bộ luật Lao động 2019 (Nghị Định 145/2020). Nghị ĐịnhĐịnh 145/2020 sẽ có hiệu lực kể từ ngày 01/02/2021. Chúng tôi liệt kê dưới đây một số thay đổi đáng chú ý đối với các quy định về lao động theo Nghị Định 145/2020. Bài viết này được viết bởi Nguyễn Hoàng Dương và Lê Võ Thủy Tiên.

Phương pháp mới cho việc báo cáo sử dụng lao động

Giờ đây, người sử dụng lao động có thể khai trình việc sử dụng lao động lần đầu trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp theo các thủ tục mới để phối hợp, liên thông nhiều thủ tục khác nhau cho việc bắt đầu kinh doanh của một công ty theo Nghị Định 122/2020.

Đối với báo cáo tình hình thay đổi về lao động định kỳ, người sử dụng lao động có thể nộp tờ khai theo mẫu quy định cho cơ quan quản lý lao động thông qua Cổng Dịch Vụ Công Quốc Gia.

Sổ quản lý lao động

Người sử dụng lao động giờ đây được yêu cầu duy trì nhiều sổ quản lý lao động riêng biệt tại trụ sở chính, từng chi nhánh và văn phòng đại diện.

Hợp đồng lao động của Giám đốc DNNN

Theo luật lao động cũ, người lao động làm giám đốc doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước (DNNN)  sẽ tuân theo quy định riêng về nội dung hợp đồng lao động với DNNN đó. Theo Nghị Định 145/2020, quy định riêng này cũng được áp dụng đối với doanh nghiệp do Nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần có quyền biểu quyết. Sự thay đổi này dường như là để phù hợp với cách phân loại DNNN mới theo Luật Doanh Nghiệp 2020.

Thời hạn báo trước khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Theo Nghị Định 145/2020, người lao động làm những ngành, nghề đặc thù hoặc có công việc đặc thù sẽ phải báo trước một khoảng thời gian dài hơn. Cụ thể,

·         Ít nhất 120 ngày đối với trường hợp hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên; và

·         Ít nhất bằng một phần tư thời hạn của hợp đồng lao động đối với trường hợp hợp đồng lao động có thời hạn dưới 12 tháng.

Công việc ngành, nghề đặc thù và các công việc đặc thù bao gồm:

·         Thành viên tổ lái tàu bay; nhân viên kỹ thuật bảo dưỡng tàu bay và nhân viên sửa chữa chuyên ngành hàng không; nhân viên điều độ và khai thác bay;

·         Người quản lý doanh nghiệp theo quy định của luật doanh nghiệp và luật quản lý, sử dụng vốn nhà nước đầu tư vào sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp;

·         Thuyền viên thuộc thuyền bộ làm việc trên tàu Việt Nam đang hoạt động ở nước ngoài; thuyền viên được doanh nghiệp Việt Nam cho thuê lại làm việc trên tàu biển nước ngoài; và

·         Trường hợp khác do pháp luật quy định.

Xử lý hợp đồng lao động bị tuyên bố vô hiệu từng phần mà các bên không sửa đổi được các nội dung vô hiệu

Theo Nghị Định 145/2020, nếu hợp đồng lao động bị tuyên bố vô hiệu từng phần và các bên không thống nhất sửa đổi các nội dung vô hiệu thì

(1) Hợp đồng lao động vô hiệu từng phần đó sẽ bị chấm dứt; 

(2) Quyền, nghĩa vụ, lợi ích của hai bên từ khi bắt đầu làm việc theo hợp đồng lao động vô hiệu từng phần đó cho đến khi chấm dứt sẽ được điều chỉnh bởi thỏa ước lao động tập thể (TƯLĐTT) hoặc luật lao động, nếu không có TƯLĐTT; và

(3) người lao động được hưởng trợ cấp thôi việc theo quy định của pháp luật.

Cách tiếp cận mới của Nghị Định 145/2020 dường như cho thấy rằng trong trường hợp các bên liên quan không thống nhất được việc sửa đổi hợp đồng lao động vô hiệu từng phần thì các nội dung có hiệu lực khác của hợp đồng lao động đó cũng sẽ mất hiệu lực ngay từ đầu. Nếu đúng như vậy, thì có thể có một số vấn đề phát sinh từ quy định này:

·         Hợp đồng lao động có thể bao gồm nhiều quyền và nghĩa vụ không được quy định trong TƯLĐTT có liên quan hoặc luật lao động, nhưng vẫn có hiệu lực. Theo đó, việc hạn chế các bên thực hiện các quyền và nghĩa vụ hợp đồng đã có hiệu lực là không hợp lý; 

·         Cách tiếp cận của Nghị Định 145/2020 dường như không phù hợp với Bộ Luật Dân Sự 2015. Theo Điều 130 của Bộ Luật Dân Sự 2015, khi giao dịch dân sự vô hiệu từng phần thì việc vô hiệu một phần nội dung của giao dịch đó không ảnh hưởng đến hiệu lực của các phần còn lại; và

·         Bên muốn rút khỏi quan hệ lao động có thể căn cứ vào quy định này để từ chối thực hiện các nghĩa vụ của mình mà theo đó TƯLĐTT và pháp luật lao động không quy định hoặc quy định không rõ ràng.

Thời giờ được tính vào thời giờ làm việc được hưởng lương

Điều 58 của Nghị Định 145/2020 đưa ra các loại thời giờ mới được tính vào thời giờ làm việc được hưởng lương. Cụ thể, 

·         Thời giờ người học nghề, người tập nghề trực tiếp thực hiện hoặc tham gia thực hiện công việc;

·         Thời giờ mà người lao động là thành viên ban lãnh đạo của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở được sử dụng để thực hiện nhiệm vụ của mình;

·         Thời giờ khám sức khỏe, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp, giám định y khoa để xác định mức suy giảm khả năng lao động do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp nếu được người sử dụng lao động bố trí hoặc yêu cầu; và

·         Thời giờ đăng ký, khám, kiểm tra sức khỏe nghĩa vụ quân sự nếu người lao động được hưởng nguyên lương theo quy định của pháp luật về nghĩa vụ quân sự.

Sự đồng ý của người lao động về làm thêm giờ

Trừ những trường hợp đặc biệt do Bộ Luật Lao Động 2019 quy định, khi tổ chức làm thêm giờ, người sử dụng lao động phải được sự đồng ý của người lao động về (1) thời gian làm thêm, (2) địa điểm làm thêm và (3) công việc làm thêm.

Các trường hợp được phép làm thêm trên 200 giờ nhưng không quá 300 giờ [trong một năm]

Ngoài các trường hợp được quy định theo Bộ Luật Lao Động 2019, người sử dụng lao động còn được tổ chức làm thêm giờ trên 200 giờ nhưng không quá 300 giờ trong các trường hợp sau đây:

·         Công việc cấp bách, không thể trì hoãn do các yếu tố khách quan liên quan trực tiếp đến hoạt động công vụ của cơ quan, đơn vị nhà nước, trừ các trường hợp quy định tại Điều 108 của Bộ Luật Lao Động 2019;

·         Cung ứng dịch vụ công; dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh; dịch vụ giáo dục và giáo dục nghề nghiệp; và

·         Công việc sản xuất, kinh doanh tại các doanh nghiệp có thời giờ làm việc bình thường không quá 44 giờ trong một tuần.

Tiền lương phải trả khi nghỉ phép hằng năm 

Theo Nghị Định 145/2020, tiền lương làm căn cứ trả cho người lao động những ngày chưa nghỉ hàng năm hiện nay là tiền lương được ghi trong hợp đồng lao động của người lao động của tháng trước tháng liền kề mà người lao động bị mất việc làm hoặc thôi việc. Quy định mới này dường như cho thấy để có cơ sở rõ ràng để đòi đủ lương cho những ngày nghỉ hằng năm chưa nghỉ, người lao động nên yêu cầu việc sửa đổi hợp đồng lao động của mình bằng văn bản nếu có bất kỳ việc tăng lương nào.

Phòng vắt, trữ sữa mẹ

Người sử dụng lao động có từ 1000 lao động nữ trở lên phải có phòng vắt, trữ sữa mẹ.

Quấy rối tình dục tại nơi làm việc

Nghị Định 145/2020 đưa ra một hệ thống quy định mới về ngăn ngừa quấy rối tình dục tại nơi làm việc. Các quy định cụ thể gồm, 

·         Quấy rối tình dục có thể xảy ra dưới hình thức đề nghị, yêu cầu, gợi ý, đe dọa, ép buộc quan hệ tình dục để đổi lấy bất kỳ lợi ích nào liên quan đến công việc; hoặc những hành vi có tính chất tình dục mà do đó tạo ra một môi trường làm việc khó chịu và bất an, và gây tổn hại đến sức khỏe tinh thần, thể chất, hiệu quả công việc và cuộc sống của người bị quấy rối;

·         Quấy rối tình dục tại nơi làm việc bao gồm: (1) hành động, cử chỉ, tiếp xúc thân thể với cơ thể mang tính tình dục hoặc gợi ý tình dục; (2) quấy rối tình dục bằng lời nói: gồm những bình luận hoặc cuộc hội thoại mang tính tình dục hoặc gợi ý tình dục trực tiếp, qua điện thoại hoặc thông qua các phương tiện điện tử; và (3) quấy rối tình dục phi lời nói: gồm ngôn ngữ cơ thể; trưng bày, miêu tả về tình dục hoặc các hoạt động tình dục trực tiếp hoặc thông qua các phương tiện điện tử;

·         Nội quy lao động của người sử dụng lao động phải có quy định về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; và

Các quyền và nghĩa vụ khác của người sử dụng lao động và người lao động về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc.