To control contracts between a Vietnamese joint stock company (JSC) with its related persons, the Enterprise Law 2014 requires such a contract to be approved by the Board or the Shareholders Meeting of the JSC. If the related party contract is to be approved by the Board,   the law prohibits a Board member with related interests from voting on such contract. However, if the Board Chairman is the Board member with related interests, the law does not make clear that the Board Chairman should also not involve in other steps relating to approval of the related party contract. These other steps include preparing the draft Board resolutions, convening and chairing the Board meeting to consider the contract. These steps could be key to decide whether the related party contract could be approved.

While the law is not clear, the Board Chairman with related interest should not be able to involve in the steps relating to approval of the related party contract. This is because:

• Article 152.4 of the Enterprise Law 2014 provides that where the Board Chairman is not able to perform his or her duties (nhiệm vụ), he or she must authorize another member to exercise the rights and perform the obligations of the Board Chairman. If no person is so authorized, the remaining members of the Board must elect one of them to temporarily hold the position of the chairman of the Board;

• Under Article 153.9 of the Enterprise Law 2014, the Chairman has the casting vote in case of a tied vote in a Board meeting. Arguably, it is the Chairman's duty to resolve a tied vote in a BOD meeting; and

• As the Chairman is not able to vote on the related party transaction, he or she cannot perform his or her duties to resolve a tied vote in a BOD meeting. Accordingly, another member of the Board who has the right to vote on such transaction should be authorized or elected to temporary exercise the rights and perform the obligations of the Chairman in such Board meeting, which include hosting the meeting.

Furthermore, a public joint stock company (Public JSC) is required to take necessary measures to (i) prevent related persons from interfering with the operation of the company and damaging the interests of the company via controlling, among others, the transactions of the company; and (ii) prevent shareholders and their related persons conducting transactions which cause loss to the capital, assets and other resources of the company. Accordingly, by not letting the Chairman hosting the relevant Board meeting, the Public JSC is complying with the above requirements, especially when considering that the chairman of a Board meeting in a Public JSC has the right to decide whether a Board member has related interests in the transactions or not.

Written by Le Thanh Nhat and edited by Nguyen Quang Vu.

Để kiểm soát các hợp đồng ký giữa một công ty cổ phần Việt Nam (CTCP) với những người có liên quan của công ty, Luật Doanh Nghiệp 2014 yêu cầu một hợp đồng như vậy phải được Hội Đồng Quản Trị hoặc Đại Hội Đồng Cổ Đông của CTCP chấp thuận. Nếu hợp đồng với người có liên quan phải được Hội Đồng Quản Trị chấp thuận, quy định của pháp luật cấm thành viên Hội Đồng Quản Trị có lợi ích liên quan biểu quyết đối với việc chấp thuận hợp đồng đó. Tuy nhiên, nếu Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị là thành viên Hội Đồng Quản Trị có lợi ích liên quan, pháp luật không quy định rõ ràng rằng liệu Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị có được tham gia vào các công đoạn khác trong quá trình chấp thuận hợp đồng với người có liên quan hay không. Các công đoạn khác bao gồm chuẩn bị dự thảo nghị quyết của Hội Đồng Quản Trị, triệu tập và chủ tọa cuộc họp Hội Đồng Quản Trị để xem xét hợp đồng. Các bước này có thể là chìa khóa để quyết định liệu hợp đồng với người có liên quan có thể được phê duyệt hay không.

Tuy pháp luật không quy định rõ ràng, Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị có lợi ích liên quan không nên được phép tham gia vào các công đoạn liên quan đến việc phê duyệt hợp đồng với người có liên quan. Điều này là do:

· Điều 152.4 của Luật Doanh Nghiệp 2014 quy định rằng khi Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị không thể thực hiện nhiệm vụ của mình, người đó phải ủy quyền cho một thành viên khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị. Trường hợp không có người được ủy quyền, các thành viên còn lại bầu một người trong số họ tạm thời giữ chức Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị;

· Theo Điều 153.9 của Luật Doanh Nghiệp 2014, trường hợp số phiếu biểu quyết tại cuộc họp của Hội Đồng Quản Trị là ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị. Có thể nói rằng, Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị có nhiệm vụ giải quyết trường hợp bằng phiếu trong cuộc họp Hội Đồng Quản Trị; và

· Vì Chủ Tịch không có quyền bỏ phiếu cho giao dịch với người có liên quan, Chủ Tịch không thể thực hiện được nhiệm vụ giải quyết trường hợp bằng phiếu trong cuộc họp Hội Đồng Quản Trị. Theo đó, một thành viên khác của Hội Đồng Quản Trị có quyền bỏ phiếu về giao dịch đó nên được ủy quyền hoặc bầu để tạm thời thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ Tịch trong cuộc họp Hội Đồng Quản Trị đó, bao gồm cả việc chủ tọa cuộc họp.

Thêm vào đó, một công ty cổ phần đại chúng (CTCP Đại Chúng) phải áp dụng các biện pháp cần thiết để (i) ngăn ngừa những người có liên quan can thiệp vào hoạt động của công ty và gây tổn hại cho lợi ích của công ty thông qua việc kiểm soát các giao dịch của công ty; và (ii) ngăn ngừa các cổ đông và những người có liên quan của họ thực hiện các giao dịch gây thất thoát vốn, tài sản và các nguồn lực khác của công ty. Theo đó, bằng việc không cho Chủ Tịch làm chủ tọa cuộc họp Hội Đồng Quản Trị có liên quan, CTCP Đại Chúng đã tuân thủ các yêu cầu trên, đặc biệt khi xét rằng chủ tọa cuộc họp Hội Đồng Quản Trị trong CTCP Đại Chúng có quyền quyết định liệu một thành viên Hội Đồng Quản Trị có lợi ích liên quan trong các giao dịch hay không.

Bài viết được thực hiện bởi Lê Thanh Nhật và do Nguyễn Quang Vũ biên tập.